Telewerken invoeren, hoe loopt het gegarandeerd mis?

Door HelenaDC gepubliceerd in Ondernemen en werk

Tele(thuis)werken: een hype?

Telewerken of telethuiswerken, je komt er steeds meer artikels en nieuwsberichten over tegen. Als moderne werkgever kan je dan ook niet anders dan stilstaan bij de vraag: moet dit dan bij mij ook? Afhankelijk van de aard van het werk, komen vast ook mensen bij jou in het bedrijf vragen of ze van thuis of van elders hun werk mogen doen. 
Wat zeg je daar dan op?

Telewerken: voordelen

Het idee is simpel: de werknemer voert een deel van zijn taken van thuis of van een andere werkplek uit. De werknemer krijgt zo een deel flexibiliteit (bijvoorbeeld omdat hij tijd kan sparen) en als het meezit win je al werkgever er ook bij. Dit kan zich uiten in:

- besparing van kosten voor de werkplek, de elektriciteit,... omdat de werknemer niet op het werk aanwezig is

- een meer gemotiveerde werknemer omdat hij op deze manier werk en privé beter kan combineren of houdt van het vertrouwen dat je in hem hebt

- een flexibelere werknemer die ook nog op een ander uur misschien snel wel iets voor jou kan doen op zijn computer

- een werknemer die minder afwezig is door ziekte omdat hij als hij een beetje ziek is of een kwaal(tje) heeft waar hij niet zo gemakkelijk het huis mee uit kan, maar wel mee kan werken, toch nog aan de slag kan blijven

...

Er zijn inderdaad heel wat voordelen aan telewerken verbonden.

Telewerken: nadelen

Telewerken heeft toch ook een paar schaduwkantjes.

- Als je werknemer toch op het werk moet zijn, dan is het vaak niet simpel om hem daar snel te krijgen. 

- Als je je engageert om een deel van de IT-kosten op je te nemen, kunnen de kosten ook wel snel oplopen.

- Heel veel abonnementssystemen van het openbaar vervoer zijn niet echt veel voordeliger als de personeelsleden maar af en toe thuis werken.

- Niet elke werknemer kan je vertrouwen, dus het vergt moed om te bespreken wie het kan en wie het niet kan doen.

...

Dit is maar een niet exhaustieve lijst van nadelen. 

Hoe kan je het werkbaar maken?

Vertrek van de eigenheid van je organisatie. Als je goed weet waar je voor staat, wat er moet gebeuren en welke de exacte noden zijn van je klanten, dan zijn dit je handvaten om de krijtlijnen vast te leggen. Het is een echte houvast: wat goed is voor je organisatie en wat bijdraagt (of geen nadeel brengt) aan wat de klant mag verwachten, is alvast niet verboden.

Kijk dan naar de organisatie van het werk. Vanaf welke plaatsen kan het werk uitgevoerd worden? Welke middelen hebben de personeelsleden nodig? Is het werk voldoende ondersteund door IT? Kan men van op afstand aan alle nodige info? Moet er permanentie zijn op de werkplek? ... Deze vragen bepalen binnen welke grenzen telewerk mogelijk is. Hier kan je echter creatief zijn.

  1. De kok van je bedrijfsrestaurant moet vast gans de tijd op het werk zijn. Neen, niet echt. Als hij een deel van zijn tijd aan bestellingen spendeert, kan hij deze tijd misschien ook vanop een andere werkplek uitvoeren. De directiesecretaresse kan haar taak evenmin van thuis uitvoeren. Ook hier zijn soms mogelijkheden als je een team van secretaresses kan organiseren, waardoor ze de taken die op het werk moeten doen daar ter plaatse doen, maar verslagen, tekstverwerking, vastleggen van afspraken... ook gewoon van thuis of elders kunnen doen.
  2. Het voorbeeld van de secretaresse gaf het al aan: door over te stappen naar meer teamwerk, kunnen taken anders verdeeld worden, waardoor een deel van thuis uit kan gebeuren.
  3. Lijkt je proces enkel vanop het werk te kunnen gebeuren: kijk dan ook eens naar de mogelijkheden van digitalisering. Als dossiers zijn ingescand, dan kunnen meerdere personeelsleden de klanten ter plaatse helpen doordat zij in het dossier kunnen. De mensen die thuis werken en een goede verbinding hebben, kunnen dan in tweede lijn bijkomende info verstrekken indien nodig.

Besteed voldoende aandacht aan het maken van goede afspraken over het werk en de werkcontext. Herbekijk ze periodiek. Telewerk hoeft niet te leiden tot zeer strikte regels en strenge afspraken. Het is evenmin een excuus om extra controle in te bouwen. Wat echter wel nodig is, is het maken van afspraken over het wat gedaan moet worden en over de krijtlijnen waarbinnen dit moet gebeuren. De collega's die op een afstand werken, hebben vaak nood aan een houvast. 

Moed... Tot slot moeten we even stilstaan bij moed. Het vergt moed om de mensen vertrouwen te geven. Als we telewerk willen invoeren, horen we vaak dat dat toch niet kan, want de leiding vertrouwt er niet op dat het personeel voldoende zal werken. Ik hoor soms mensen in de onderwijswereld zeggen dat het niet gaat. Of ik kom op universiteiten waar administratieve medewerkers strikt moeten prikken. Dit terwijl heel veel lesgevers het meeste werk thuis kunnen doen. Het gaat hem om richting geven en vertrouwen geven. Maar het vergt dan natuurlijk ook moed om in te grijpen bij die enkelingen die het vertrouwen schaden. Dit valt ons nog het meest op: als er iets misloopt, dan worden de regels voor iedereen verscherpt of mag er plots niemand meer thuis werken. Neen, het vergt moed om dat ene personeelslid dat er de kantjes van afloopt of dat eens echt geprofiteerd heeft, aan te spreken. Ja, dan kunnen er wel afspraken komen rond rapporteren en extra controle. Maar dan is er ook echt een reden voor...

Tot slot: Denk ook aan motiverende alternatieven voor de collega's die je niet kan laten telewerken omdat hun taak het echt niet toelaat. Voor hen zijn er soms andere ingrepen mogelijk die hen wat meer vrijheid geven. Een goed voorbeeld hiervan is zelfroosteren. Via een goede aanpak kan dit een echt boost geven in je organisatie.

Conclusie

Dus: begin niet met extra controle, meer rapporteren en vele regeltjes... Want dan heb je meer kans dat het mis loopt. Je zadelt je personeelsleden op met extra administratie (rapporteren over wat ze die dag thuis deden bijvoorbeeld) in plaats van hen ruimte te geven.
Vertrek van wat je moet bereiken voor de klant en waar je voor staat als organisatie... Sleutel aan je arbeidsorganisatie. En heb moed om los te laten en enkel in te grijpen waar nodig! 
Als je de vinger aan de pols wilt houden, volg dan eerder op of je de gewenste resultaten behaalt voor de klanten.

 

09/07/2016 23:32

Reacties (2) 

10/07/2016 16:56
Mooi artikel, goede informatie.
10/07/2016 07:37
goede info
Copyright © Tallsay.com. Alle rechten voorbehouden.
Door gebruik te maken van deze website geef je aan dat je onze Algemene voorwaarden en ons Privacy statement accepteert