Documenteren is de nieuwe Heilige Graal

Door Koen V gepubliceerd in Columns

Het feit dat we tegenwoordig alles willen documenteren en vastleggen, vertoont gelijkenissen met dwanggedrag. Doen we het omdat het kan, of omdat we het moeten van onszelf?

Voor bedrijven is documenteren een absolute noodzaak. Als we vroeger bij de melkboer een bedorven ei kochten, verontschuldigde de middenstander in kwestie zich uitgebreid en kregen we een nieuw ei mee. Daarmee was de kous af. Tegenwoordig ligt dat iets anders. Genoodzaakt door de huidige wetgeving betreffende voedselveiligheid moet ieder product te herleiden zijn. Het gevolg is een diarree aan data die mede moet voorkomen dat bedrijven aansprakelijk worden gesteld door op schadevergoeding beluste consumenten. Daarmee wordt dat ei overigens wel duurder, want documenteren kost geld.

Wij consumenten kunnen er ook wat van. Er zijn mensen die werkelijk alle bonnetjes zorgvuldig bewaren. De digifielen onder ons scannen alles in en uploaden naar de ‘cloud’. Een goede vriend van mij heeft nog de garagerekeningen van zijn eerste auto op zolder liggen. Terwijl hij zijn trouwe Opel Ascona toch al meer dan dertig jaar geleden bij de autosloperij inleverde. Waarom bewaren we dat soort zaken? Je zou het verzamelwoede kunnen noemen, maar dat dekt volgens mij niet helemaal de lading. Ik denk dat het een verslaving aan zekerheid is, we willen ergens op terug kunnen vallen. Daarom zie ik documenteren, vastleggen en bewaren als de nieuwe Heilige Graal.

Dat het ook anders kan bewees een van mijn voormalige werkgevers. Daartoe genoodzaakt door de fiscus documenteerde hij als ondernemer keurig gedurende de verplichte vijf jaren zijn financiële administratie. Op de eerste werkdag van het nieuwe jaar stookte hij de oude potkachel in het magazijn op met zijn papieren administratie van zes jaar geleden. Hij deed dat met veel genoegen, misschien was dat wel zijn Heilige Graal: een stil verzet tegen dwangmatig documenteren.

07/07/2016 16:39

Reacties (6) 

08/07/2016 06:50
Overmatig bewaren van vooral officiële papieren en bonnen komt wellicht ook door de steeds verder opdringende 'cover your ass'-cultuur in bedrijven en instanties. Iedereen lijkt al een dossiertje te bouwen om de verantwoordelijkheid c.q. aansprakelijkheid af te kunnen wijzen, nog vòòr dat er ergens überhaupt iets mis is gegaan.
1
07/07/2016 18:55
Mmmmm ik ben wel van het documenteren. Je eerste twee zinnen zetten mij dan ook zeker aan het denken..
Je werkgever verbrandde zijn meuk overigens wel 2 jaar te vroeg.. De bewaarplicht voor ondernemingen is 7 jaar.

Soms is documenteren van levensbelang (zoals Edwin schetst..)
3
07/07/2016 17:33
Bij ondernemingen kan ik daar de logica nog wel van inzien. Ik heb het zelf meegemaakt toen wij (medische groothandel) steriele producten hadden geleverd, wat een dagelijks iets is en waar een grondige administratie van moet worden bijgehouden.

We kregen een melding van een defect steriel product. Tijdens opereren kon een gedeelte afbreken. Op dat moment moet meteen alles van dat batchnummer retour komen. We konden exact zien wanneer onze voorraad van dat batchnr was binnengekomen, aan welke ziekenhuizen we het hadden geleverd en op welke specifieke inkooporders van elk afzonderl...
1
07/07/2016 18:57
Als dat bij dezelfde groothandel is als waar ik werk kan ik je uit de droom helpen..
Zij werken niet met batch-tracking.. was het maar zo, dat zou het leven met een recall stukken makkelijker maken.
1
07/07/2016 19:44
Nope, het was een andere. ;-)
1
07/07/2016 16:56
Je hebt helemaal gelijk.
Maar het is ook vaak wetgeving die daartoe dwingt. Bijvoorbeeld de WOB (Wet Openbaarheid Bestuur) zorgt voor eindeloze archieven.
Particulieren kunnen volstaan met 5 jaar voor de belastingdienst, en met drie jaar max. voor de meeste garanties.
Het is maar goed dat wij tegenwoordig zoveel digitaal opslaan: anders was het tropisch regenwoud al lang gekapt.
Copyright © Tallsay.com. Alle rechten voorbehouden.
Door gebruik te maken van deze website geef je aan dat je onze Algemene voorwaarden en ons Privacy statement accepteert